“Em converteixo en la ‘cara’ del festival” Montse Ballesteros

Entrevista a Montse Ballesteros

Us compartim una entrevista que il·lustra el perfil professional d’un dels treballs que més interès desperta dins de la gestió d’esdeveniments: la gestió de convidats. Des del Postgrau de gestió d’esdeveniments sabem que és un tipus de treball que crida realment l’atenció. Part del seu encant és el fet de poder estar en contacte amb persones que consideres interessants o que fins i tot admires pel seu talent. És per això que vam entrevistar a la Montse Ballesteros, que es dedica (des de fa 12 anys) a la gestió de convidats en festivals de referència, com ho són el Primavera Sound i la Berlinale, perquè ens expliquès en què consisteix aquesta feina, com es desenvolupa, quines facetes té, quines anècdotes ofereix … per a tots aquells que estiguin interessats en conèixer amb més detall aquest perfil professional de la gestió d’esdeveniments. Us recomanem llegir (amb atenció) aquesta entrevista.

 

Montse Ballesteros - Gestió de convidats - Gestió d'esdeveniments
Montse Ballesteros – Gestió de convidats – Gestió d’esdeveniments

 

  • Traductora de formació i professió, gestora de convidats també de professió? Ens pots explicar el pont entre la traducció i la gestió d’esdeveniments? Com et vas introduir en aquest terreny professional?

Considerant que és una tasca que realitzo des de fa dotze anys, també puc afirmar que, parcialment, em dedico a la gestió de convidats de forma professional. Vaig començar a treballar en la gestió d’esdeveniments gràcies al fet que parlava anglès i alemany i, per què negar-ho, a un cop de sort. Una persona que treballava al Primavera Sound li va comentar a una coneguda que estaven buscant algú amb idiomes a qui li agradés la música per treballar amb els artistes durant el festival, aquesta em va recomanar, vaig passar l’entrevista i així va començar tot. Anys més tard, un antic company del Primavera Sound va començar a treballar en la gestió de convidats de la secció Panorama de la Berlinale, em va semblar molt interessant i vaig enviar el meu CV al festival per oferir-me. No va resultar a la primera, però en el 2012, pel que sembla la secció anava a rebre més convidats del que és habitual la llengua materna fos l’espanyol, els faltaven col·laboradors amb aquest idioma i em van trucar per saber si em seguia interessant el treball i comprovar si tindria disponibilitat per treballar aquell any. Vaig realitzar una entrevista telefònica en alemany, anglès i espanyol i encara que mai abans havia treballat en un festival de cinema, gràcies als idiomes que parlava i la meva experiència d’anys, primer al Primavera Sound (on un any més vaig estar al capdavant del departament de logística) i més tard també al Primavera Club, van decidir que tenia el perfil necessari i em van contractar. Al ser freelance, vaig poder organitzar-me i fer un forat per traslladar-me dues setmanes a Berlín. Des de llavors he treballat cada any a la secció Panorama de la Berlinale i m’alegra dir que també ho faré en l’edició de 2017.

 

Primavera Sound - Gestio de convidats gestio d'esdeveniments
NOS Primavera Sound, Porto

 

  • Concretament en l’actualitat treballes com artist liaison al Primavera Sound i gestió de convidats a la Berlinale. Per a aquells que no estiguin familiaritzats, en què consisteixen aquests camps professionals? Quines particularitats té el protocol per a cada perfil de convidats?
    Bàsicament, en ambdós casos actuo d’intermediària entre l’organització del festival i el grup de música o l’equip d’una pel·lícula durant la seva estada a la ciutat. Uns dies abans que comenci el festival, prenc el relleu a les persones que s’han encarregat de la preproducció de la logística i em converteixo en la “cara” del festival (o en our angel, com solen dir els convidats).

    “Durant cada festival em solen assignar a
    dos o tres grups, depenent de les seves arribades
    i dies d’actuació. “

    Al Primavera Sound vaig a buscar el grup a l’aeroport i els acompanyo fins a l’hotel on s’allotjaran, on els ajudo a fer el check-in. Sempre treballo amb els caps de cartell del festival i, en aquests casos, cal tenir en compte que un grup de quatre membres fàcilment pot estar viatjant amb més d’una trentena de persones, comptant els propis músics, agents, representants, assistents, equip tècnic, conductors, familiars, etc. Un cop allà, em reuneixo amb el TM (tour manager) o el representant del grup, li dono les seves acreditacions i repassem tota la logística de la seva estada. Acordem els horaris de tots els seus trasllats (a un assaig, a la prova de so, al muntatge de llums i/o escenografia, a l’actuació, de tornada a l’hotel, de tornada a l’aeroport, etc.), calculem quants vehicles són necessaris per a cada trasllat, veiem si cal una cadireta de nadó en cas que viatgin amb algun nen, repassem l’hospitality rider (la llista dels requisits perquè el grup se senti còmode durant la seva estada pel que fa a vestuaris, menjars, al·lèrgies, begudes, vehicles per als trasllats, pàrquing per als vehicles del propi grup, etc.) i tractem les necessitats particulars, la llista de convidats així com les eventualitats d’últim minut que no han pogut tractar durant la preproducció. Un cop hem fet tot això, coordino els trasllats amb el departament de transport i les peticions amb el departament de hospitality i estic amb el grup en la majoria dels trasllats i durant la prova de so (on els presento al responsable de l’escenari) i l’actuació per atendre qualsevol necessitat. En aquest sentit, he fet una mica de tot, des recomanar restaurants, botigues, museus, platges, rutes, etc., anar a canviar moneda o comprar algun cable o adaptador, buscar una modista perquè fes uns arranjaments a unes peces, a un fisioterapeuta per donar algun massatge, fer d’intèrpret per telèfon perquè algú del grup ha anat a una perruqueria on no parlen anglès i explicar el tall de cabell que vol, i moltes coses més. A vegades també he de fer d’intermediària entre el grup i el departament de premsa per a alguna entrevista i per algun tema de permisos de gravació. Durant cada festival em solen assignar a dos o tres grups, depenent de les seves arribades i dies d’actuació.

    gestion de eventos gestion de invitados berlinale
    Berlinale

    A la secció Panorama de la Berlinale, que és la segona més important del festival i la més gran en quant a nombre de pel·lícules convidades (en l’última edició van ser 50), encara que la missió principal del lloc és bàsicament la mateixa, ser el representant del festival i el primer contacte personal amb els convidats, el desenvolupament de la feina és diferent. En alemany, el lloc que ocupo s’anomena Gästebetreuer (GB), és a dir, assistent o responsable de convidats. També depenent de la data en què arribin els convidats i l’estrena de la pel·lícula així com la nacionalitat de la mateixa, a cada GB se li assignen entre sis i vuit pel·lícules, i la majoria de les pel·lícules compten amb dos GB, ja que a exhibir-se en paral·lel i tenir un mínim de quatre projeccions cadascuna, una única persona difícilment podria encarregar-se de tot, ja que almenys un dels dos GB ha d’estar present en les diferents cites que té l’equip de la pel·lícula. Quatre dies abans de l’inici del festival, ens informen dels films que ens han estat assignats i vam començar a planificar-ho tot. Ens vam presentar per correu electrònic a la persona de contacte de cada pel·lícula, demanem els vols dels convidats per organitzar els desplaçaments des de i cap a l’aeroport si no els han proporcionat amb anterioritat i programem una cita per reunir-nos. En aquesta reunió, els donem les seves acreditacions, les entrades per al dia de l’estrena i tractem diversos temes: qui serà present a les projeccions, quants seients han de reservar-se a la sala per a l’equip, si el director presentarà el film abans de la seva projecció, qui participarà en el Q & A posterior, si necessiten un intèrpret i per a què projeccions en concret, si algú necessita una cita per maquillar-se, quin serà el punt de trobada per als seus trasllats al cinema, on haurem portar després de la projecció, etc. En el cas que la pel·lícula tingui una roda de premsa, hem de saber qui serà present i en quin ordre s’asseuran per poder col·locar adequadament els cartells amb el seu nom. També els recordem les cites a què estan convidats el director, l’equip artístic i els productors de les pel·lícules i els donem les invitacions corresponents. Les pel·lícules més mediàtiques, ja sigui per qui les dirigeix o per qui actua en elles, compten amb catifa vermella el dia de l’estrena i requereixen de la participació del departament de protocol i, de vegades, de seguretat. Un cop hem recollit tota la informació necessària, la traslladem als nostres superiors i al responsable de les diferents sales de cinema perquè tot estigui a punt el dia de l’estrena i de les projeccions a les quals assisteixin els convidats i fem la reserva dels vehicles necessaris per als trasllats. El dia de l’estrena acompanyem l’equip a un petit brindis abans de la projecció i posteriorment al cinema corresponent perquè arribin puntuals i presentar-los al responsable de la sala, a l’intèrpret, al presentador, etc. En resum, fem les gestions necessàries per assegurar-nos que els convidats estiguin on han d’estar a l’hora que hagin d’estar i fer les presentacions oportunes.

 

  • Aquest treball com artist liaison o gestió de convidats el portes desenvolupant des de fa més de 12 anys. Com ha evolucionat aquest sector? I Com les tecnologies s’han integrat en aquest camp professional dels esdeveniments?
    Com he comentat al principi, només em dedico al sector dels esdeveniments parcialment en aquestes cites anuals de relativament pocs dies, de manera que tampoc puc donar una resposta molt informada del sector en general, però en la meva experiència en aquests festivals, cada any he anat observat una major professionalització, protocols ben definits i una major conscienciació ambiental. Tot això ha anat acompanyat per un augment del nombre de festivals i de l’oferta de formació específica en les àrees de la gestió cultural i l’organització d’esdeveniments.

    “Tenim la possibilitat de ser més eficaços
    sense estar lligats a un lloc concret “

    Pel que fa a les tecnologies, personalment, crec que l’aparició dels telèfons mòbils intel·ligents ha revolucionat la forma de treballar en aquests llocs. Abans fèiem servir principalment el telèfon fix i el correu electrònic, generalment des d’una oficina, després es va passar al telèfon mòbil i als missatges de text, però ara, gràcies als mòbils intel·ligents, tenim la possibilitat de ser més eficaços sense estar lligats a un lloc concret (cal recordar que en aquests treballs un es passa el dia amunt i avall) alhora que s’abarateixen els costos al poder veure i contestar el teu correu al mòbil i fer servir aplicacions com Whatsapp per comunicar-se en grup, altres per comprovar l’estat dels vols, la meteorologia, fer reserves en línia, programes específics per reservar els vehicles (en el cas de la Berlinale), etc. Molts festivals ja compten amb la seva pròpia aplicació oficial, des de la qual es poden comprar entrades, planificar els concerts o les pel·lícules que un vol veure, estar al corrent dels canvis que es produeixin, etc.

 

“A més de la possibilitat de conèixer o
estar a prop de creadors als quals admires “

 

  • Ningú negarà que aquest treball sona molt bé, ja que t’ofereix l’oportunitat de conèixer persones realment talentoses en el seu camp professional. Ens podries explicar alguna anècdota que et faci apreciar aquest tipus de treball? I alguna anècdota que mai oblidaràs?A més de la possibilitat de conèixer o estar a prop de creadors als quals admires i de descobrir molts altres que d’altra manera no coneixeries, m’agrada la intensitat que es viu a l’altra banda del públic, entre bambolines, veure el funcionament de tot aquest equip humà i la gran maquinària que es posa en marxa per compartir la música i el cinema amb els assistents. He d’admetre que, des que vaig començar a treballar en festivals, de vegades assistir a un festival merament d’espectadora em resulta una mica avorrit. 
    gestion de eventos gestion de invitados
    Equip secció Panorama, Berlinale

     

    També m’agrada molt quan s’entrellacen diferents ocupacions. Per exemple, un any em vaig ocupar dels britànics Motörhead al Primavera Sound i més tard vaig rebre l’encàrrec de traduir el documental sobre el seu líder Lemmy per al festival In-Edit; és bastant graciós traduir una pel·lícula sobre algú a qui has conegut en la qual apareixen altres persones del seu grup i els seus tècnics. En una altra ocasió, per la meva experiència en l’àmbit de la música, a la Berlinale em van assignar el documental 20,000 Days on Earth, que descriu un dia en la vida de Nick Cave, a qui havia conegut al Primavera Sound al ocupar-me del grup Grinderman i que va venir a l’estrena a Berlín. Va ser molt especial poder veure la pel·lícula estant ell a la sala i assistint al Q&A posterior.

    Mai oblidaré el primer any que vaig treballar. Vaig haver de ocupar-me dels Pixies, grup que m’havia agradat moltíssim de jove, i poder veure el concert des de l’escenari i observar aquella onada d’assistents que inundava l’escenari del Poble Espanyol. Va ser molt emocionant. Tampoc oblidaré mai la vegada que vaig haver d’acompanyar a l’otorino al cantant d’un grup que m’agrada molt per fer d’intèrpret, veure-li la campaneta i comprar el necessari a la farmàcia perquè la seva gola estigués a punt per al dia de la seva actuació.

“Que estudiï idiomes, ja que li obriran portes”

  • Per a algú que vulgui treballar en un àmbit similar dins de la gestió d’esdeveniments, quins consells li donaries?
    Que estudiï idiomes, ja que li obriran portes, que es formi en la mesura possible, que sigui molt ordenat i discret i que intenti oferir-se per treballar en aquells esdeveniments que li emocionin. Ah, i que no us oblideu de portar calçat còmode per a totes les anades i vingudes en les llargues jornades d’un festival!

    Moltes gràcies per participar en l’entrevista!