Com organitzar un esdeveniment de cap d’any express – 7 consells

Eines UOCeventos

Per a tots aquells/es que us pregunteu com organitzar un esdeveniment de cap d’any o com organitzar-lo de manera express, ja sigui de tipologia familiar, d’un negoci privat, sobre un esdeveniment municipal… i esteu buscant les claus assegurar-vos que sigui un èxit: des del Postgrau de Gestió d’esdeveniments de la UOC us detallem alguns passos / consells indispensables:

 

happy-new-year

 

1. La brúixola de l’esdeveniment: abans de donar qualsevol pas, assegureu-vos de tenir ben clar el què, qui, per què, com i quan. Com qualsevol esdeveniment, o gairebé com qualsevol cosa que es vulgui organitzar, necessita d’un esbós previ. És possible que aquest petit mapa que elaboreu es modifiqui a mesura que desenvolupeu qualsevol acció. No obstant això, aquest punt de partida serà la vostra brúixola per orientar-vos.

* Si voleu dedicar-li molt de temps abans del dia, us aconsellem un article sobre com organitzar un esdeveniment de la nostra secció d’eines UOCeventos.
2. El públic: El públic que vols convidar serà el que determini el tipus d’esdeveniment que desitgeu organitzar o al revés. La temàtica haurà d’anar d’acord amb el perfil dels assistents. Abans de decidir i executar qualsevol pla d’acció, recordeu tenir aquest punt desenvolupat prèviament. Analitzeu quines són les preferències del públic i què és el que realment li interessa, per quin motiu voldrien venir. Encertar no és màgia ni sort, la majoria dels casos implica una anàlisi extens sobre el qui i el per què. Us evitareu moments incòmodes i encertareu d’allò més segur. En cas de tractar-se d’una festa privada que necessita incentius per reclamar l’assistència dels interessats, per exemple, pot ser una bona pràctica convidar una persona o diverses persones influents per al públic al qual s’adreça l’esdeveniment. Aquest detall pot motivar a confirmar l’assistència a molts més assistents. No descarteu aquesta possibilitat.
3. Temàtica: Un cop concretat el públic i el tema, desenvolupeu amb més profunditat el concepte que girarà l’esdeveniment. Personalitzar l’esdeveniment que respongui “què fer per cap d’any” concorde al públic, pot comportar millors resultats, més participació dels assistents i millors records. És important que la decisió del tema estigui en concordança amb el temps i les possibilitats d’aconseguir resultats favorables. Sempre és millor aspirar alt, però amb la convicció realista que es pot aconseguir. De vegades potser és millor concretar uns punts forts que no requereixin més temps del necessari. Prioritzar el que porti millors resultats en relació al pressupost i al temps que es disposi.
4. Decorat i ambient: Què és necessari per aconseguir materialitzar el concepte de l’esdeveniment de cap d’any? Quin decorat necessitem? Amb poc es pot aconseguir molt. No oblideu decorar l’espai amb motius que impliquin els convidats, un photocall, un espai per a “disfressar-se”, una playlist que estigui realment en consonància amb el tipus d’esdeveniment. Us adjuntem un article sobre com escollir la música per a un esdeveniment.
 5. Gamificació i creativitat: si us plantegeu gamificar l’esdeveniment o posar-li una mica de suspens i creativitat, afegireu un ingredient sorpresa, creareu expectatives i per descomptat, us emportareu el públic a la butxaca. Us enllacem aquesta entrada del blog de UOCeventos: gamificació, suspens i creativitat per al teu esdeveniment.
6. Estructura una comunicació adequada i personalitzada: és important transmetre tots els motius pels quals no s’han de perdre l’esdeveniment. Segons el tipus d’esdeveniment que hàgiu organitzat, comuniqueu-vos amb el llenguatge que posa en pràctica el que promet l’esdeveniment. Assegureu-vos que confirmin l’assistència. Porteu una llista i un control. No espereu que la sort decideixi per vosaltres. En molts casos, si s’executa de tal manera, acaba sent un local buit amb un encarregat de l’esdeveniment desesperat. Aquí us adjuntem una infografia sobre bones i males pràctiques en la comunicació d’un esdeveniment.

7. Immortalitzar els moments: cap d’any és una de les nits més importants que hi ha als 365 que el conformen. No oblideu que després d’aquest esdeveniment, el millor que us podeu emportar és un gran record.

BON ANY NOU!