En què es fixen els organitzadors d’esdeveniments quan assisteixen a un esdeveniment?

Organitzar un esdeveniment per
organitzadors d’esdeveniments

#eventodays

Els dies 5 i 6 de juliol se celebra la 11a edició d’Evento Days, l’esdeveniment que reuneix els professionals d’esdeveniments. Una cita anual del sector on organitzadors d’esdeveniments, proveïdors de serveis, compradors … es troben per compartir experiències i generar sinèrgies per tal de millorar l’organització i la creació d’esdeveniments.

La personalitat que engloba #EventoDays 2017, com defineixen ells mateixos, es troba en el seu programa, que ofereix:

  • INSPIRACIÓ: els assistents podran nodrir-se de novetats, idees originals i innovació per poder aplicar en els seus propers esdeveniments.
  • NETWORKING I CONTACTES DIRECTES: a partir de reunions i trobades.
  • PROFESSIONALITZACIÓ: aprenentatges amb els referents del sector dels esdeveniments.

 

Des del Postgrau de Gestió d’esdeveniments de la UOC ens hem posat en el paper dels organitzadors d’aquest esdeveniment i en el seu públic, i ens hem preguntat:

En què es fixen els organitzadors i professionals del sector dels esdeveniments?

Per descomptat, un organitzador d’esdeveniments que assisteixi a un esdeveniment es fixa en infinitat d’elements i particularitats de l’esdeveniment en qüestió. Destaquem 5 dels més importants:

1. Coherència

Els organitzadors d’esdeveniments tenen mirades de linx i són capaços de fer una radiografia de l’esdeveniment en un sol instant. Un sol parpelleig per trobar el que inicialment es busca: que hi hagi una coherència entre la imatge de marca i l’experiència en l’assistència. Hi ha una concordança entre el que diuen ser i el que estic vivint? M’estan oferint el que havien promès? La comunicació i el màrqueting coincideix amb l’esdeveniment en acció? El públic és afí a l’experiència?

2. Originalitat i innovació

Tot organitzador d’esdeveniments espera o aspira a una innovació en el propi esdeveniment i elements originals. Cada any és una oportunitat per anar més enllà d’on sempre s’ha arribat. Per tant, com a professional en el sector, es buscarà aquest factor diferenciador que el fa millor, superant-se a si mateix.

3. Detalls i sorpreses

Els detalls en els esdeveniments poden marcar una substancial diferència: enriqueixen l’espai i afavoreixen l’experiència. Hi ha molts tipus de detalls en els esdeveniments que es valoren positivament, des de la pròpia organització (wifi, servei de qualitat, rapidesa …) fins a aquells més decoratius i temàtics (personalització, espai condicionat per al cafè, ambientació, presència en les xarxes…). Tots aquells detalls que sumin l’experiència de l’esdeveniment, serà un plus per l’organitzador d’esdeveniments que assisteixi.

4. Bona (o bàsica) organització

Per a un gestor d’esdeveniments seria imperdonable (o gairebé imperdonable) una mala gestió i organització d’un esdeveniment d’aspectes bàsics. Aquests són alguns dels errors que sempre destinaria l’esdeveniment a la llista negra:

– Impuntualitat o saltar-se el programa, sense tenir en compte el públic o els assistents.

– Brutícia o espai deixat, per exemple en els lavabos o en espais de menjar.

– Mal tracte o deixadesa amb els assistents. Els organitzadors d’esdeveniments sempre tenen (o han de tenir) la personalitat a prova de bombes i ser capaços d’afrontar qualsevol dificultat amb bon humor. Fer sentir al públic descontent per falta de professionalitat de cara al públic és un fracàs de l’esdeveniment assegurat.

5. En l’organització

No podia faltar. És d’esperar que un organitzador d’esdeveniments que assisteixi a un esdeveniment estigui atent en els propis organitzadors de l’esdeveniment i al personal que desenvolupa el seu paper en el lloc: com es desenvolupen, quins recursos utilitzen per dirigir-se al públic, com es presenten ells enfront del esdeveniment, ambient, quina és la seva participació, etc …

Per a aquells que estiguin organitzant Esdeveniment Days 2017, us desitgem la millor execució en l’organització d’esdeveniments i que surti perfecte!