Cómo organizar un evento de fin de año express – 7 consejos

Herramientas UOCeventos

 

Para todos aquellos/as que os preguntéis cómo organizar un evento de fin de año o cómo organizarlo de forma express, ya sea de tipología familiar, de un negocio privado, sobre un evento municipal… y estáis buscando las claves aseguraros de que sea un éxito, des del Posgrado de Gestión de eventos de la UOC os detallamos algunos pasos/consejos indispensables:

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1. La brújula del evento: antes de dar cualquier paso, aseguraros de tener bien claro el qué, quién, por qué, cómo y cuándo. Cómo cualquier evento, o casi cómo cualquier cosa que se desee organizar, necesita de un esbozo previo. Es posible que este pequeño mapa que elaboréis se modifique a medida que desarrolléis cualquier acción. Sin embargo, este punto de partida será vuestra brújula para orientaros.

* Si queréis dedicarle mucho tiempo antes del día, os aconsejamos  un artículo sobre cómo organizar un evento de nuestra sección de herramientas UOCeventos.

2. El público: El público que deseas invitar será el que determine el tipo de evento que deseas organizar o a la inversa. La temática tendrá que ir acorde con el perfil de los asistentes. Antes de decidir y ejecutar cualquier plan de acción recuerda tener este punto desarrollado previamente. Analiza cuáles son las preferencias del público y qué es lo que realmente le interesa, por qué motivo querrían venir. Acertar no es magia ni suerte, la mayoría de los casos implica un análisis extenso sobre el quién y el por qué. Te evitarás momentos incómodos y acertaras de lo más seguro. En caso de tratarse de una fiesta privada que necesita incentivos para reclamar la asistencia de los interesados, por ejemplo, puede ser una buena práctica invitar a una persona o varias personas influyentes para el público al que se dirige el evento. Este detalle puede motivar a confirmar la asistencia a muchos más asistentes. No descartes esta posibilidad.

3. Temática: Una vez concretado el público o el tema, desarrollar con mayor profundidad el concepto que girará el evento. Personalizar el evento que responda “qué hacer en fin de año” concorde al público, puede conllevar mejores resultados, mayor participación de los asistentes y mejores recuerdos. Es importante que la decisión del tema esté en concordancia con el tiempo y las posibilidades de conseguir resultados favorables. Siempre es mejor aspirar alto, pero con la convicción realista de que se puede conseguir. A veces quizá es mejor concretar unos puntos fuertes pero que no requieran más tiempo de lo necesario. Priorizar lo que lleve mejores resultados en relación al presupuesto y al tiempo que se disponga.

4. Decorado y ambiente: ¿Qué es necesario para conseguir materializar el concepto del evento de fin de año? ¿Qué decorado necesitamos? Con poco se puede conseguir mucho. No olvidéis decorar el espacio con motivos que impliquen a los invitados, un photocall, un espacio para “disfrazarse”, una playlist que esté realmente en consonancia con el tipo de evento. Os adjuntoamos un artículo sobre cómo escoger la música para un evento.

5. Gamificación y creatividad: si te planteas gamificar el evento o ponerle un poco de suspense y creatividad, añadirás un ingrediente sorpresa, crearás expectativas y por supuesto te llevarás el público en el bolsillo. Te adjuntamos esta entrada del blog: gamificación, suspense y creatividad para tu evento.

6. Estructura una comunicación adecuada y personalizada: Transmite todos los motivos por los cuales no se deben perder el evento. Según el tipo de evento que hayas organizado, comunícate con un lenguaje que ponga en práctica lo que promete el evento. Asegúrate de que confirmen la asistencia. Lleva una lista y un control. No esperes que la suerte decida por ti, en muchos casos que se ejecuta de tal modo, acaba siendo un local vacío con un encargado del evento desesperado. Aquí te adjuntamos una infografía sobre buenas y malas prácticas en la comunicación de un evento.

7. Inmortalizar los momentos: fin de año es una de las noches más importantes que existen en los 365 que lo conforman. No olvides que después de este evento, lo mejor que te puedes llevar es un gran recuerdo. Prepáralo para ofrecerlo.

¡FELIZ AÑO NUEVO!