10 Consejos para organizar las vacaciones, el evento del año

Para muchos llegan los ansiados días de vacaciones, una de las épocas más deseadas del año, y por el mismo motivo que son tan esperadas, merecen ser organizadas para que cumplan sus expectativas. Uno de los errores más comunes a la hora de organizar las vacaciones es construir una idea de cómo nos gustaría que fueran, pero no dedicar tiempo a organizar que así sucedan, y una vez pasado los días vacacionales, nos damos cuenta de que hubiera agradado que fuesen de otro modo. Por éste motivo, por si os queréis que salgan como deseabais, des del Posgrado Gestión de eventos UOC os adjuntamos algunos consejos que también se aplican a la gestión y organización de eventos:

1. La idea i el concepto

 

Para poder desarrollar los siguientes pasos para organizar las vacaciones, es imprescindible responder ¿qué tipo de vacaciones me/nos gustaría que fueran? ¿Qué tipo de experiencia me gustaría o nos gustaría vivir? Si se trata de aventura, relax, playa, montaña, actividades, desconexión… ¿Cómo os las imagináis?

2. ¿Con quién viviréis la experiencia?  

 

Aseguraros que vuestra idea de vacaciones está concorde con las personas que compartiréis el viaje o la estada. Por ejemplo, si vuestro viaje es con amigos, tened presente si es posible o no. Si es con familia, qué posibilidades tenéis y cuales no. Reformulad la idea principal si os dais cuenta que quizá no se adecua con vuestro concepto inicial, o bien, organizad otras vacaciones para otros días con otras personas o vosotros mismos/as para realizarlo. Esto es como el público objetivo de un evento: si tu evento se trata de música ópera, no invitarás a adolescentes que adoran el Trap.

 

3. ¿Qué fechas?

 Haced un promedio de cuantos días os gustaría viajar. Esta cifra puede variar según vuestro presupuesto.

4. ¿De cuánto presupuesto disponéis?

 

Para poder elegir y ejecutar vuestro plan de acción, tenéis que tener un presupuesto cerrado que será vuestra brújula para luego tomar decisiones. Cerrad una cifra y un desglose de cuanto podéis dedicar (individualmente) a cada tipo de gastos que reclama el viaje o la estada. Por ejemplo: cuanto dinero podéis destinar al billete o la gasolina, cuanto dinero podéis invertir en dietas, cuanto en el hospedaje, no es lo mismo un cámping que un hotel. Y en general, que previsión de gastos de promedio prevéis para un día, y si se adecua con tu presupuesto inicial. Tened en cuenta a la hora de hacer el presupuesto todos los gastos que podáis tener en un día y dejad siempre un margen por los imprevistos, ¡nunca se sabe qué puede pasar! Si necesitáis también un seguro de viaje, añadidlo.

5. Repetimos ¿Qué fechas?

 

Una vez habéis cerrado el presupuesto y la disponibilidad de los integrantes, concretad las fechas con un margen de cambios, ya que sólo será efectivo el calendario una vez hechas las reservas y tener cerradas la disponibilidad de las mismas.

6. Elegid un destino y un plan

 

Con el presupuesto que disponéis, ¿qué tipo de oportunidades podéis elegir?

Muchos quizás ya tenéis elegido el destino y el lugar dónde os alojaréis. En caso de no haber concretado aún, decidid en función de la experiencia de vacaciones que habías ideado.

Tanto para aquellos que ya tenéis reserva como los que no, investigad qué oportunidades ofrece el lugar deseado, anotadlas y recordad qué tipo de vivencia vacacional habías pensado al inicio. Haced un desglose de las diferentes opciones que barajáis, y escoged cuáles se adecuan más a vuestra idea según:

 

– La idea inicial de vacaciones

– Vuestro presupuesto

– Las personas que forman parte del viaje

– Las oportunidades que ofrece el lugar/es.

 

¡Elegid! Tened el calendario a mano con el desglose de los días y los presupuestos posibles y anotad qué actividades os gustaría hacer cada día. Puede ser des de ir en Kayak, a comer una paella o simplemente… ¡No hacer nada y disfrutar del lugar! La cuestión es elegir cómo queréis pasar los días, una previsión.

7. ¿Qué necesitáis?

 

Haced una lista de todo aquello que podéis necesitar en el viaje en diferentes apartados. En el momento de hacer las listas tened en cuenta que menos es más, y muchas veces llevamos cosas a cuestas que luego son innecesarias:

 

  • Bolsa de equipaje (según las necesidades del destino, como por ejemplo, temperatura del lugar). Recordad: Llevad lo imprescindible y olvidad los por si a caso en exceso. Si vais a coger un avión, no olvidéis que la bolsa de mano tiene un límite y si se sobrepasa el peso, tiene un coste adicional.

 

  • Lista de elementos indispensables, como por ejemplo, tienda de campaña y sus complementos.

 

  • Lista de documentos indispensables en regla: DNI, pasaporte, carnet de conducir, visado…

 

  • Lista adicional compras previas a las vacaciones: De todo lo apuntado, haced una lista adicional de objetos necesarios a comprar los días previos o gestiones a realizar antes de marchar como el check in, renovar un carnet, hacer un seguro de viaje…

 

8. Evaluad

 

Una vez hayas cerrado vuestro plan, revisad vuestra idea inicial y comprobad que habéis organizado vuestras vacaciones concorde con el concepto que os habías propuesto y todo los anteriores apartados encajan: presupuesto, fechas, actividades, visados… Revisad que hayáis incluido actividades o propuestas que materializan la experiencia que queríais vivir o añadidlas.

9. Ejecutad el plan

 

Si todo está concorde, ¡ejecutad el plan! Haced la reserva de aquello que hayas elegido: el hotel, actividades, restaurantes, y todo aquello que habías previsto en vuestra planificación.

 

10. Previsión

 

De la lista adicional de cosas que hacer o comprar antes de marchar, poned una fecha en vuestro google calendar para ir prevenidos y gestionarlo antes de partir.

¡Todo bajo control!

Y…

Ahora sí, ¡Felices vacaciones!

 

Si preferís organizar un evento en lugar de unas vacaciones, aquí os adjuntamos un link sobre cómo organizar un evento:

Cómo organizar un evento