Cómo organizar un evento para las Fiestas de Navidad o Fin de año en 5 pasos

Se acercan días señalados donde muchas familias, amigos, compañeros y conocidos celebráis juntos las fiestas de Navidad y de Fin de año. Son semanas de eventos emotivos y reencuentros. Para todos/as aquellos que os preguntáis cómo organizar un evento para estas fechas, os compartimos desde UOCeventos una guía básica para desarrollarlo y sentiros satisfechos/as con los resultados.

Para aquellos/as que deseáis organizar un evento a gran escala le recomendamos estas infografías sobre cómo organizar un evento en nuestra sección de herramientas UOCeventos.

 

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1. Ideas e intención: mapa de ruta

Antes de ejecutar cualquier acción, parad un momento a pensar qué idea de evento le gustaría realizar. Es importante que tengáis una intención inicial dibujada de qué deseáis desarrollar y para quién con el fin de poder definir posteriormente el cómo y el cuándo. Este será vuestro mapa, que se puede modificar posteriormente, pero es necesario tener un punto de partida que marque la trayectoria principal. ¿Qué deseáis conseguir con el evento? Por ejemplo, si se trata de una comida de Navidad, seguramente queréis reunir a la familia en una cena, disfrutar de buenos momentos y llevaros un buen recuerdo. Si estáis un poco confusos, os compartimos una infografía sobre herramientas para tomar decisiones. Es importante que responda de forma global a:

  • De qué trata el evento

  • Quién vendrá o quién invitaremos

  • ¿Por qué hacer el evento? y qué se desea lograr

  • Cómo se desarrollará

  • Cuándo se efectuará

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2. ¿Quién queréis que asista al evento?

Mayoritariamente el público acaba definiendo el tipo de evento que se desea organizar, o bien, el tipo de evento que se organice atraerá a un tipo de público específico. Es imprescindible tener claro cuál es el perfil de los asistentes, porque será determinante para las acciones siguientes que elijáis. Conseguir satisfacer al público es un éxito garantizado. Si se trata de un ambiente familiar, seguro que seleccionáis concretos contenidos que si se tratara de amigos o conocidos. Personalizar un evento, sea cual sea la relación que tengáis con el público, es una gran vía para singularizar vuestra propuesta y conseguir un resultado idóneo.

Recordad que si se trata más bien de una fiesta privada, es importante dotar el evento de detalles para atraer a los asistentes. Los reclamos de asistencia pueden asegurar lograr los objetivos deseados.

 

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La planificación del evento

4. ¿De cuánto presupuesto dispongo? y… ¿tiempo para organizarlo?

Implementad un desglose de cuánto dinero disponéis y podéis invertir. Paralelamente, incluid un desglose del tiempo que tenéis para invertir en organizar el evento.

3. Personalizar y planificar el evento

Una vez que tengáis claro qué hacer, para quién y qué recursos disponéis (tiempo / dinero) para conseguirlo, el siguiente paso es dotar el acontecimiento de las particularidades que lo harán único. El evento debe responder a la pregunta “¿Por qué quiero asistir?” “¿Qué me llevo?” “¿Qué vivencia experimentaré?”. Tener claro que durante el período cuando se efectúe la acción, tienen que suceder hechos, ya sea una comida, un brindis, un regalo, un discurso… haced una segmentación de la duración del evento y organizad en vuestro organigrama qué acciones queréis que se materialicen y cómo lo conseguiréis. Si se trata de una comida familiar, puede ser: el aperitivo, la comida, los regalos, la decoración, hacer uso de la gamificación… teniendo en cuenta quién asistirá. Si se trata de una cena que organiza un restaurante, valorad los puntos que harán que los asistentes vivan una experiencia única durante la jornada. Si es un fin de año, no lo dejéis a la suerte. Dotad el evento de singulares propuestas. Elegid aquellas que os parezcan interesantes y seguidamente es recomendable hacer una lista de las necesidades para conseguir el tipo de encuentro que os habíais imaginado. En todos los casos, lo que se desee desarrollar, debe ser coherente con el presupuesto y el tiempo de que dispone. Os recomendamos que tengáis una lista única compartida de lo necesario para organizar el evento y cuando lo conseguiréis, para que los días previos lo tengáis todo controlado.

Os compartimos algunas ideas:

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5. Comunicación, preparativos y acción:

Desarrollad una estrategia de comunicación adecuada y personalizada para los asistentes. En el planteamiento de vuestra invitación incluid los motivos por los que es importante la asistencia de los invitados/as y no se lo pueden perder. Llevad un control de los invitados confirmados. Os compartimos la infografía sobre buenas y malas prácticas en la comunicación de un evento.

Es hora de pasar a la acción todo lo que habíais organizado para el evento en consonancia con la planificación. ¡Aquí una guía de acción! Si lo deseáis repetir, no os olvidéis de evaluar los resultados.

Extra: No os olvidéis de inmortalizar los momentos! Preparad un espacio donde se pueden hacer fotos o detalles para que las personas que asistan se puedan llevar un bonito recuerdo.

Felices fiestas y feliz año nuevo!

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