10 Consells per organitzar les vacances, l’esdeveniment més esperat de l’any

20 de juliol de 2017

#UOCeventos

Per a molts arriben els anhelats dies de vacances, una de les èpoques més desitjades de l’any, i pel mateix motiu que són tan esperades, mereixen ser organitzades perquè compleixin les seves expectatives. Un dels errors més comuns a l’hora d’organitzar les vacances és construir una idea de com ens agradaria que fossin, però no dedicar-hi temps a organitzar per a que així succeeixin, i un cop passat els dies de vacances, ens adonem que ens hagués agradat que fossin d’una altra manera. Per aquest motiu, per si us voleu que surtin com desitjàveu les vacances, des del Postgrau Gestió d’esdeveniments UOC us adjuntem alguns consells per organitzar les vacances que també s’apliquen a la gestió i organització d’esdeveniments:

1. La idea i el concepte

Per poder desenvolupar els següents passos per organitzar les vacances, és imprescindible respondre quin tipus de vacances em/ens agradaria viure? Quin tipus d’experiència m’agradaria o ens agradaria gaudir? Si es tracta d’aventura, relax, platja, muntanya, activitats, desconnexió … Com us les imagineu? I la pregunta definitiva, de la idea a la realitat: com fareu possible aquesta idea de vacances?

2. Amb qui viureu l’experiència?

Assegurar-vos que la vostra idea de vacances està amb concordància amb les persones que compartireu el viatge o l’estada. Per exemple, si el vostre viatge és amb amics, tingueu present si és possible o no amb el perfil de persones que hi aneu. Si és amb família, quines possibilitats teniu i quines no. Reformuleu la idea principal si us adoneu compte que potser no s’adequa amb el vostre concepte inicial, o bé, organitzeu altres vacances per a altres dies amb altres persones o vosaltres mateixos/es per realitzar-ho. Això és com el públic objectiu d’un esdeveniment: si el teu esdeveniment es tracta de música òpera, no invitaràs a adolescents que adoren el Trap.

3. Quines dates?

Feu una mitjana de quants dies us agradaria viatjar. Aquesta xifra pot variar segons el vostre pressupost.

4. De quant pressupost disposeu?

Per poder triar i executar el vostre pla d’acció, heu de tenir un pressupost tancat que serà la vostra brúixola per després prendre decisions. Tanqueu una xifra i un desglossament de tot el que podeu dedicar (individualment) a cada tipus de despeses que reclama el viatge o l’estada. Per exemple: quants diners podeu destinar al bitllet o la gasolina, quants diners podeu invertir en dietes, o el lloc on dormiu. No és el mateix un càmping que un hotel. I en general, quina previsió de despeses de mitjana preveieu per un dia, i si s’adequa amb el vostre pressupost inicial. Tingueu en compte a l’hora de fer el pressupost totes les despeses que pugueu tenir en un dia i deixeu sempre un marge pels imprevistos, mai se sap què pot passar! Si necessiteu també una assegurança de viatge, afegiu en el pressupost.

5. Repetim, quines dates?

Un cop heu tancat el pressupost i la disponibilitat dels integrants, concreteu les dates amb un marge de canvis, ja que només serà efectiu el calendari un cop fetes les reserves i tenir tancades la disponibilitat de les mateixes.

6. Trieu una destinació i un pla

Amb el pressupost que disposeu, quin tipus d’oportunitats podeu triar?

Molts potser ja teniu triat la destinació i el lloc on us allotjareu. En cas de no haver concretat encara, decidiu en funció de l’experiència de vacances que havíeu ideat.

Tant per a aquells que ja teniu reserva com els que no, investigueu quines oportunitats ofereix el lloc desitjat, anoteu-i recordeu quin tipus de vivència de vacances havíeu pensat a l’inici. Feu un desglossament de les diferents opcions que baralleu, i trieu quines s’adeqüen més a la vostra idea segons:

– La idea inicial de vacances

– El vostre pressupost

– Les persones que formen part del viatge

– Les oportunitats que ofereix el lloc / és.

Escolliu! Tingueu el calendari a mà amb el desglossament dels dies i els pressupostos possibles i anoteu quines activitats us agradaria fer cada dia. Pot ser des d’anar en Kayak, a menjar una paella o simplement … no fer res i gaudir del lloc! La qüestió és triar com voleu passar els dies, una previsió.

7. Què necessiteu?

Feu una llista de tot allò que podeu necessitar en el viatge en diferents apartats. En el moment de fer les llistes tingueu en compte que menys és més, i moltes vegades portem coses a sobre que després són innecessàries:

Bossa d’equipatge (segons les necessitats del destí, com per exemple, temperatura del lloc). Recordeu: Porteu l’imprescindible i oblideu els per si de cas en excés. Si agafeu un avió, no oblideu que la bossa de mà té un límit i si se sobrepassa el pes, té un cost addicional.

Llista d’elements indispensables, com per exemple, tenda de campanya i els seus complements.
Llista de documents indispensables en regla: DNI, passaport, carnet de conduir, visat …
Llista addicional compres i gestions prèvies a les vacances: De tot el que s’ha apuntat, feu una llista addicional d’objectes necessaris a comprar els dies previs o gestions a realitzar abans de marxar com check in, renovar un carnet, fer una assegurança de viatge…

8. Avalueu

Un cop hagis tancat el vostre pla, reviseu la vostra idea inicial i comproveu que heu organitzat les vostres vacances en concordança amb el concepte que us havíeu proposat i tot els anteriors apartats encaixen: pressupost, dates, activitats, visats … Reviseu que hagiu inclòs activitats o propostes que materialitzen l’experiència que volíeu viure o afegiu-.

9. Executeu el pla

Si tot està concorde, executeu el pla! Feu la reserva d’allò que hagis triat: l’hotel, activitats, restaurants, i tot allò que havíeu previst en la vostra planificació.

10. Previsió

De la llista addicional de coses que fer o comprar abans de marxar, poseu una data en el vostre google calendar per anar previnguts i gestionar abans de marxar.

Tot sota control!

I …