¿En qué se fijan los organizadores de eventos cuando asisten a un evento?

Organizar un evento para
organizadores de eventos

#eventodays

Los días 5 y 6 de julio se celebra la 11a edición de Evento Days, el evento que reúne a los profesionales de eventos. Una cita anual del sector donde organizadores de eventos, proveedores de servicios, compradores… se encuentran para compartir experiencias y generar sinergias con el fin de mejorar la organización y creación de eventos.

La personalidad que engloba #EventoDays, como definen ellos mismos, se encuentra en su programa, que ofrece:

• INSPIRACIÓN: los asistentes podrán nutrirse de novedades, ideas originales e innovación para poder aplicar en sus próximos eventos. 
• NETWORKING Y CONTACTOS DIRECTOS: a partir de reuniones y encuentros.
• PROFESIONALIZACIÓN y aprendizajes con los referentes del sector de los eventos.

Desde el Posgrado de Gestión de eventos de la UOC nos hemos puesto en el papel de los organizadores de este evento y en su público, y nos hemos preguntado:

¿En qué se fijan los organizadores y profesionales del sector de los eventos? 

Por supuesto, un organizador de eventos que asista a un evento se fija en infinidad de elementos y particularidades del evento. Destacamos 5 de los más importantes:

1. Coherencia

1. Los organizadores de eventos tienen miradas de lince y son capaces de hacer una radiografía del evento en un solo instante. Un solo parpadeo para encontrar lo que inicialmente se busca: que haya una coherencia entre la imagen de marca y la experiencia en la asistencia. ¿Hay una concordancia entre lo que dicen ser y lo que estoy viviendo? ¿Me están ofreciendo lo que habían prometido? ¿La comunicación y el marketing coincide con el evento en acción? ¿El público es afín a la experiencia?

2. Originalidad e innovación

Todo organizador de eventos espera o aspira a una innovación en el propio evento y elementos originales. Cada año es una oportunidad para ir más allá de dónde siempre se ha llegado. Por lo tanto, como profesional en el sector, buscará ese factor diferenciador que lo hace mejor, superándose a sí mismo.

3. Detalles y sorpresas

Los detalles en los eventos pueden marcar una sustancial diferencia: enriquecen el espacio y favorecen la experiencia. Hay muchos tipos de detalles en los eventos que se valoran positivamente, desde la propia organización (wifi, servicio de calidad, rapidez…) hasta aquellos más decorativos y temáticos (personalización, espacio acondicionado para el café, ambientación…). Todos aquellos detalles que sumen la experiencia del evento, será un plus para el organizador de eventos que asista.

4. Buena (o básica) organización 

Para un gestor de eventos sería imperdonable (o casi imperdonable) una mala gestión y organización de un evento de aspectos básicos. Estos son algunos de los fallos que siempre destinaría el evento a la lista negra:

– Impuntualidad o saltarse el programa, sin tener en cuenta el público o los asistentes.

– Suciedad o espacio dejado, por ejemplo en los aseos o en espacios de comida.

– Mal trato o descuido con los asistentes. Los organizadores de eventos siempre tienen (o deben tener) la personalidad a prueba de bombas y ser capaces de afrontar cualquier dificultad con buen humor. Hacer sentir al público descontento por falta de profesionalidad de cara el público es un fracaso del evento asegurado.

5. En la organización

No podía faltar. Es de esperar que un organizador de eventos que asista a un evento esté atento en los propios organizadores del evento y al personal que desarrolla su papel en el lugar: cómo se desenvuelven, que recursos utilizan para dirigirse al público, como se presentan ellos frente al evento, ambiente, cuál es su participación, etc…

Para aquellos que estén organizando Evento Days 2017, ¡os deseamos la mejor ejecución en la organización de eventos y que salga perfecto!